Office 365 voor het Midden- en Kleinbedrijf
Sinds 2009 ben ik actief als Microsoft Dynamics CRM professional en met alle versies van Microsoft CRM gewerkt vanaf CRM3. Hoofdzakelijk met on-premise systemen en de laatste jaren met de Cloud versies. En dat binnen een breed scala aan bedrijven, van semioverheid, t/m brancheorganisaties en groothandelsbedrijven, maar voor het MKB blijkt de stap naar Dynamics 365 toch een stap te ver.
De nieuwste versies van Office 365 bieden een krachtige en betaalbare oplossing voor het MKB, maar ook voor organisaties zoals scholen, installatiebedrijven, onderhoudsbedrijven, etc.
De Office 365 versies voor bedrijven bezitten ruim voldoende functionaliteit om de bedrijfsprocessen van de gemiddelde MKB bedrijven, brancheorganisaties, verenigingen, scholen, gezondheidszorg, horeca, etc. professioneel te beheren.
Moderne manier van werken
Door de Coronacrisis raken we gewend aan de thuiswerk economie. Al was het bij veel organisaties al gewoon om de drukte op de wegen en kantoor te vermijden, nu heeft een grotere groep van onze samenleving deze nieuwe manier van werken opgepakt en zijn de werkplekken verplaatst van kantooromgevingen naar de huiskamer. Dat succes is natuurlijk voor een groot gedeelte te danken aan de inzetbaarheid van moderne digitale systemen zoals ‘Teams’, Outlook, Agenda’s, enz.
Steeds meer bedrijven gaan over van eigen lokale servers naar Saas oplossingen en gaan in de Cloud werken. Dat bespaart niet alleen op de interne ICT kosten, het biedt ook veel meer professionaliteit en vergt minder technische IT kennis zodat de bestuurders en management zich meer met hun eigen expertise kunnen bezighouden.
Het is ook een bekend fenomeen dat digitale informatievoorziening zich steeds meer verplaatst van de kantooromgeving naar de mobiele werkplekken zoals de smartphones en tablets. Dat biedt ongekende mogelijkheden om sneller en adequater informatie uit het veld in te winnen. Alleen is het dan wel jammer dat bedrijven en organisaties overgaan op Office 365 (in de Cloud), maar het product niet optimaal inzetten. Er zijn ongekende mogelijkheden met de basis functionaliteit alleen is er vaak wel een klein beetje ondersteuning nodig om de functionaliteit optimaal te benutten.
Er zijn meerdere typen Office 365, maar laten we ons even beperken tot de Office 365 voor het Midden – en Kleinbedrijf (Office 365 for small business).
Het is een verzameling van de producten : ‘Word’, ‘Excel’, ‘PowerPoint’, ‘Outlook’, ‘Exchange’ (Outllook en agenda), ‘MS Teams’ en de opslagsystemen ‘Onedrive’ en ‘Sharepoint’.
Deze producten zijn voor de meeste MKB bedrijven een uitstekende combinatie om de cruciale bedrijfsprocessen te stroomlijnen en te managen.
Sommige MKB bedrijven breiden deze oplossing uit met het opslagsysteem ‘SQL database’ en/of ‘Dynamics 365 (CRM)’, maar dat zijn natuurlijk wel extra licenties. Voor het oplossen van de reguliere bedrijfsprocessen volstaat Office 365 prima, alleen vergt het wel iets meer kennis en vaardigheid om oplossingen te bouwen met die standaard functionaliteit.
Een prachtige tool is Power Apps. Een standaard functionaliteit die ingezet kan worden binnen de Office 365 omgevingen om via canvas oplossingen bedrijfsprocessen toegankelijk te maken voor de buitendiensten zoals onderhoudsdiensten, servicemedewerkers, bestelapplicaties op het terras van horecabedrijven, voor accountmanagers voor bezoekregistraties en urenregistratie door buitendienst medewerkers zoals montageploegen en cliëntbezoekers in de zorg.
Managers in het Midden – en Kleinbedrijf zijn huiverig voor het inhuren van IT experts en enorme budgetten voor maatwerkoplossingen. Met Power Apps is dat ook verleden tijd. Gebruikers met veel Excel ervaring zullen zich deze vorm van applicatie ontwikkeling snel eigen maken en zo is het mogelijk om in een mum van tijd, professionele oplossingen te bouwen binnen de functionaliteit en reeds aanwezige licenties van de Office 365 omgeving.
Zo kunnen wij op projectbasis en acceptabele tijd, professionele oplossingen bouwen die organisaties en bedrijven gigantische besparingen kunnen opleveren. Dan moet u onder andere denken aan systemen voor uur registraties, bezoekrapportages, opvragen van kennisartikelen onderweg, handige terrasapps voor de Horeca, en zo zijn ongekende mogelijkheden om de buitendienstmedewerkers te ondersteunen en de registratie van informatie te optimaliseren.