Theo Besselink

Aanmaken entiteit in Dynamics 365 met Power Apps

by

In dit artikel beschrijf ik hoe je binnen Power Apps een nieuwe entiteit aanmaakt.
In de vorige artikelen heb ik in User Stories beschreven dat ik binnen de Dynamics 365 CE omgeving 6 nieuwe entiteiten zal aanmaken.
Je kunt de klassieke weergave gebruiken, maar Microsoft stimuleert het gebruik van de Unified Interface en daarom behandel ik zoveel mogelijk het bouwen van de Apps binnen Power Apps.
Voor de opbouw van de entiteiten verwijs ik naar de kennis artikelen die ik reeds in deze serie geschreven heb.

Gepubliceerde artikelen in de huidige reeks:

Wil je alvast het resultaat zien van deze oplossing, klik dan op de onderstaande link.

https://youtu.be/yIIgmfT8Fcw

Vanuit Power Apps klassieke weergave

Power Apps is nog niet volledig uitontwikkeld dus je zult af en toe toch verwezen worden naar de klassieke weergave om specifieke aanpassingen te doen. Ikzelf gebruik de klassieke weergave o.a. om Javascript toe te voegen en te koppelen aan de Formulieren. Inmiddels werk in al bijna 10 jaar met de klassieke weergave, dus kan ik daar sneller onderdelen vinden.
Sinds de komst van de Inified Interface dwing ik mij wel om zoveel mogelijk met de Unified Interface te ontwikkelen. Als je bijvoorbeeld op het hoofdformulier Account bezig bent, dan kun je midden boven kiezen voor de klassieke weergave. Sluit de pagina en je komt weer terug in de Unified Interface.

Vanuit Unified Interface naar de klassieke weergave

Je komt vanuit de Unified Interface in de klassieke weergave door rechts bovenaan bij instellingen voor geavanceerde instellingen te kiezen. Het voordeel hierbij is dat je vervolgens bij instellingen naar alle componenten kunt switchen.

Uitgever
Nadat je Power Apps hebt opgestart, zorg dat je eerst een Oplossing aanmaakt met je eigen ‘uitgever’ en dus voorvoegsel. Dat levert achteraf meer duidelijkheid op en werkt ook sneller.
Maak de Publisher (uitgever) aan door in de klassieke weergave bij instellingen te kiezen voor aanpassingen en dan uitgevers.

Maak een nieuwe oplossing aan.
In deze behandeling heb ik de oplossing ‘TheoDev’ aangemaakt.

Eventueel kunnen de instellingen van de oplossing later aangepast worden door op ‘…’ te klikken en bij instellingen de oplossingsinstellingen aan te passen

Nieuwe entiteit “Assortiment”

Voeg een nieuwe entiteit toe en vul zo wie zo de verplichte velden in en druk op gereed

Vervolgens worden de gevraagde velden aangemaakt

Deze entiteit die ik Assortiment genoemd heb, heb ik vervolgens met een meer tot één relatie gekoppeld aan de entiteit product.
In de volgende stap maak ik binnen Formulieren een nieuw hoofdformulier aan

De entiteit wordt opgeslagen en gepubliceerd

Aanpassen van de Interface
Binnen Power Apps ga ik naar ‘Apps’
Ik heb de ‘Sales Professional’ als voorbeeld gebruikt om verder uit te werken. Kies voor bewerken.

Selecteer ‘Siteoverzicht’

Ik heb gekozen om de entiteit in de Groep ‘Ondersteunend materiaal’ te plaatsen
Daarvoor ga ik hetop blokje ‘Ondersteunend materiaal’ staan en druk op toevoegen en kies voor Subgebied. Vul de gevraagde informatie in.

De oplossing opslaan en publiceren.
Druk op Afspelen om het resultaat te bekijken.
Vul het eerste record in

In de User Stories staat beschreven zijn de handelingen beschreven die de gebruiker zal uitvoeren en ook hoe de entiteiten samengesteld zijn.
Hieronder het overzicht van de entiteiten die toegevoegd zijn.

Het uiteindelijke resultaat is hieronder te zien

Om het resultaat van de Business Case te bekijken, treft je hieronder een Video presentatie aan.
In de presentatie heb ik de onderstaande case uitgewerkt:

  • Er is reeds een afnemer UMC Amsterdam aangemaakt, net als contactpersonen
  • Aanmaken record “Locatie stroom”
  • Aanmaken van een NSVcontract (NoodStroomVoorziening) installatie en operationeel beheer
  • Er wordt een Installatieverzoek aangemaakt
  • Vervolgens wordt er een inspectieverzoek aangemaakt
  • De installatie wordt geïnstalleerd en afgemeld door de monteur
  • De Inspecteur gaat de installatie inspecteren en meldt de inspectie af
  • De inspecteur maakt certificaat aan
  • Er wordt een nieuw onderhoudsverzoek aangemaakt
  • En vervolgens een nieuw inspectie verzoek

Voor het uiteindelijke oplossing klik op de onderstaande link:

https://youtu.be/yIIgmfT8Fcw

User stories ‘NoodStroomVoorziening’

by

In de User Stories ga ik op een eenvoudige schrijfwijze beschrijven hoe de gebruikers omgaan met de processen waaraan ze werken. In de praktijk zullen de User Stories veel uitgebreider worden beschreven, maar niet nodig om de lezer een duidelijk beeld te geven wat er geautomatiseerd gaat worden. De bedrijfsprocessen starten zodra de accountmanager succesvol de order afgesloten heeft. M.a.w. acquisitie, relatiebeheer, offerte-, order- en factureringsverwerking liggen buiten de scope van deze beschrijving.

Gepubliceerde artikelen in huidige reeks:

Users

Binnen de beschrijving hanteer in de onderstaande user beschrijving:

• Officemanager (OFF)
• Inspecteur (INS)
• Onderhoudsmonteur (MON)
• Afnemer (AFN)
• De applicatie (SYS)

In de eerste User Story beschrijving ga ik ervan uit dat alle administratieve handelingen handmatig verwerkt worden. In toekomstige Business Cases worden onderdelen nader geautomatiseerd.

Summiere procesbeschrijving

Zodra de order succesvol is afgesloten, wordt er een NSVcontract aangemaakt en worden opdat moment ook een installatie- en inspectieverzoek aangemaakt.
Nadat de Noodstroomvoorziening (aggregaat) is geïnstalleerd, zal er een inspectie plaatsvinden en wordt vervolgens een certificaat afgegeven.
De Noodstroomvoorziening wordt operationeel en al naargelang contract wordt er een onderhoudsverzoek aangemaakt voor periodiek onderhoud en een inspectieverzoek voor de periodieke inspectie. Aan de hand van de inspectie wordt het certificaat verlengd.
Dit proces herhaalt zich telkens. Indien er een reparatie moet plaatsvinden, dan zal er een reparatieverzoek worden aangemaakt en worden uitgevoerd. Voor onderbouwing user stories heb ik tevens de essentiële entiteitsbeschrijvingen toegevoegd.

User Stories

  • De user OFF maakt binnen de APP een nieuw NSVcontract aan en vult de onderstaande velden in:
    – Naam
    – NSVcontract
    – Type contract
    – Plandatum installatie
    – Afnemer
    – Locatie installatie
    – Contactpersoon afnemer
    – Type onderhoud
    – Type inspectie
    – URL kennisbank van dit type aggregaat
    – Opmerkingen
  • De user OFF maakt een installatieverzoek aan en vult de onderstaande gegevens in:
    – Naam installatieverzoek
    – NSVcontract
    – Monteur
    – Plandatum
    – Verwachte installatie tijd
    – Status installatie
    – Opmerking
  • De user OFF maakt een inspectieverzoek aan en vult de onderstaande velden in:
    – Naam
    – NSVcontract
    – Inspecteur
    – Plandatum inspectie (indien bekend)
    – opmerkingen
  • De user OFF plant een afspraak voor de monteur in de agenda in
  • De user OFF verstuurt een email naar de monteur met de ingeplande afspraak
  • De user MON gaat naar de locatie van de afnemen en installeert het aggregaat
  • De user MON raadpleegt eventueel de kennisbank binnen het systeem indien meer informatie gewenst is
  • De user MON installeert aggregaat en meldt binnen het systeem dat de oplevering is gerealiseerd en afnemer akkoord is
    Velden
    – Datum oplevering
    – Status contract
  • Indien de user MON de oplevering niet kan afronden, neemt hij contact op met de user OFF
  • Indien oplevering succesvol plant user OFF een afspraak in de agenda is voor de inspecteur
  • User OFF werkt record NSVcontract bij
    Velden:
    – Plandatum installatie inspectie
  • User OFF werkt inspectieverzoek bij
    Velden:
    – Inspecteur
    – Plandatum inspectie
  • Zodra de user OFF de afspraak voor user INS heeft ingepland verstuurt de user OFF een e-mail naar de user INS
  • Indien oplevering niet succesvol is afgerond plant de user OFF een onderhoudsverzoek type reparatie in voor user MON
    Velden onderhoudsverzoek:
    – Naam
    – NSVcontract
    – Monteur
    – Plandatum onderhoud
    – Type onderhoud (reparatie)
    – Opmerkingen
  • Na inplannen onderhoudsverzoek stuurt de user OFF een e-mail naar de user MON
  • User MON gaat de reparatie uitvoeren en zal alsnog de installatie opleveren
  • User vult de onderstaande velden in:
    Onderhoudsverzoek:
    – Status installatie
    – Datum uitgevoerd
    – opmerkingen
    Installatieverzoek:
    – Datum oplevering
    – Status installatieverzoek
    – Opmerkingen
    NSVcontract:
    – Datum oplevering
  • De user INS gaat de installatie inspecteren en indien akkoord zal de user INS het inspectieverzoek positief afmelden
    Vult de onderstaande velden in:
    – Inspectiedatum
    – Resultaat
    – Opmerkingen
  • De user INS vult binnen het systeem een certificaat in
    Velden:
    – Naam
    – NSVcontract
    – Inspecteur
    – Type certificaat
    – Datum afgifte
    – Duur geldigheid
    – Verloopdatum certificaat
  • De user INS slaat een afdruk van het certificaat in pdf formaat op
  • De user OFF verstuurt per e-mail het certificaat naar contactpersoon afnemer
  • De user OFF maakt binnen het systeem een onderhoudsverzoek aan
    Velden:
    – Naam
    – NSVcontract
    – Plandatum onderhoud
    – Type onderhoud
    – Type tekst
    – Opmerkingen

Entiteitsbeschrijving

Assortiment

• Naam
• Vermogen
• Aansluiting
• Afmeting
• Tankinhoud
• Ledig gewicht
• Geluidsniveau
• Brandstof
• Product

NSVcontract

• Naam
• Aggregaat – assortiment
• Type contract (huur of koop)
• Plandatum installatie
• Locatie installatie
• Afnemer
• Contactpersoon afnemer
• Type onderhoud
• Type inspectie
• Datum oplevering
• Plandatum installatie inspectie
• Datum installatie inspectie
• Datum certificaat
• Datum operationeel
• Status contract (in behandeling, installatie, opgeleverd, beëindigd)
• Datum laatste onderhoud
• Plandatum onderhoud
• Datum laatste inspectie
• Plandatum inspectie
• Datum noodsituatie
• Status noodsituatie (stroomstoring, in actie, startproblemen, afgerond, geen)
• Afgegeven certificaten (1:meer)
• Geleverd onderhoud (1:meer)
• URL kennisbank dit type aggregaat
• Opmerkingen

Installatieverzoek

• Naam
• NSVcontract
• Monteur
• Plandatum installatie
• Verwachte installatie tijd
• Datum oplevering
• Status installatie verzoek (te doen, in bewerking, afgerond, problemen)
• Opmerkingen

Inspectieverzoek

• Naam
• NSVcontract
• Inspecteur
• Plandatum inspectie
• Type inspectie (Installeren, periodiek basis, periodiek basis + brandstof)
• Inspectiedatum
• Resultaat
• Opmerkingen

Certificaat

• Naam
• NSVcontract
• Inspecteur
• Type certificaat (ISOxx1, ISOxx2, ISOxx3)
• Datum afgifte
• Duur geldigheid (1 maand, 6 maanden, 12 maanden, 24 maanden, onbeperkt)
• Verloopdatum certificaat

Onderhoudsverzoek

• Naam
• NSVcontract
• Monteur
• Plandatum onderhoud
• Type onderhoud (Basis, Basis + brandstof, basis plus testen, Reparatie)
• Type test (onbelast, belast)
• Resultaat test (akkoord, afgewezen)
• Status installatie (Akkoord, onderhoud gewenst, reparatie gewenst, niet akkoord)
• Datum uitgevoerd
• Opmerkingen

Business Case ‘Noodstroomsystemen’

by

Om een oplossing in Dynamics 365 te bouwen treft u hieronder een Business Case aan die vervolgens in de volgende kennisartikelen verder uitgewerkt zal worden.
In deze oplossing is besloten Dynamics 365 Sales als basis te gebruiken, echter had dat ook Dynamics 365 F&O kunnen zijn.

Publicaties in deze reeks:

Business Case conform Prince2

Doelstelling

De verkooporganisatie heeft onlangs besloten om met Dynamics 365 Sales te gaan werken.
Naast de aanschaf van Dynamics 365 Sales zal de Applicatie uitgebreid gaan met enkele entiteiten/functionaliteiten om een hogere betrouwbaarheid te kunnen aanbieden.
Het bouwen in PowerApps en operationeel maken zal binnen 2 maanden gerealiseerd worden.
Het project zal xx-xx-xxxx starten.

Aanleiding

De organisatie ‘AGGR’ is een verkooporganisatie die noodstroomsystemen verkoopt en/of verhuurt en service verleent op deze producten.
Ze huren onderhoudsmonteurs in en inspecteurs die de geplaatste producten regelmatig onderhouden en checken. Zij geven betrouwbaarheidscertificaten af zodat de afnemer verzekerd is van 100% functioneren in noodsituaties en van milieugaranties zodat de afnemer niet geconfronteerd gaat worden met toekomstige milieumaatregelen en lekkages. Etc.

De afnemer koopt of huurt een aggregaat, wordt geplaatst en geïnstalleerd, de verkooporganisatie geeft een certificaat bij oplevering installatie.
Periodiek vindt er onderhoud plaats en periodiek inspectie door een Kiwa gecertificeerde inspecteur die het aggregaat, brandstofleidingen, eventueel externe tank en omgeving inspecteert om werking te garanderen.

Tot heden wordt de daadwerkelijke levering en onderhoud in diverse Excel bestanden beheerd en dat veroorzaakte regelmatig miscommunicatie en ergernis op, zodat management besloten heeft om het professioneler aan te pakken.

Alternatieven

  1. Maatwerkpakket XX laten bouwen

    De concurrentie werkt met product XX, maar biedt te weinig voordelen en te duur

  2. Dynamics 365 F&O als basis gebruiken

    De organisatie behoort tot de Technico Holding en binnen de Holding wordt bij de productiebedrijven met Axapta gewerkt
    Echter te complex voor de verkooporganisatie en Axapta zal pas over 2 jaar vervangen gaan worden door Dynamics 365 F&0

  3. Dynamics 365 Business Central

    Er is nog geen duidelijkheid over het nieuwe financiële pakket en de Holding gaat de eerste 2 jaar nog niet over naar een ander systeem en is Dynamics 365 BU geen alternatief

  4. Doorgaan met Excel

Verwachte voordelen

• Hogere betrouwbaarheid uitgeleverde producten
• Meer inzicht in geleverde producten
• Duidelijkere planning en uitvoering onderhoud
• Duidelijkere planning en uitvoering inspecties
• Betere visuele presentaties managementrapportages
• Gebruikersvriendelijker
• Uiteindelijk kostenbesparing door gestructureerd werken

Risico’s

• Te weinig aandacht voor een gedegen informatieplan
• Te lage gebruikersacceptatie door de accountmanagers
• Gevoel teveel gecontroleerd te worden zodat gegevens niet ingevuld worden
• Gegevens niet op locatie van afnemer bijgewerkt worden en teveel indirect werkt ontstaat door binnendienst

Kosten

Buiten de scope van deze beschrijving
Voor een gedegen Prince2 project zou dit zeker essentieel zijn, maar dit kennisartikel gaat over de opzet binnen Dynamics 365

Planning

• Schrijven van User stories
• Vastleggen in DevOps
• Aanmaken entiteiten
o Assortiment (alle noodaggregaten hierin opgenomen)
o Artikel (product welke uitgeleverd wordt aan afnemer
o Garantiecertificaat
o Onderhoud
o Certificaat
o Inspectie
o Bezoekrapportage
• Flows aanmaken PowerAutomate
• Alternatief plug-in bouwen
• Bedrijfsprocesstromen aanmaken
• Canvas oplossing bouwen servicemonteurs en voor inspecteurs
• Knowledge base aggregaten opzetten en toegankelijk maken buitendienst
• Vullen entiteiten (handmatig en import Excel)
• Evaluatie en voorstel vervolgtraject

Benodigde investering

Niet relevant voor deze denkbeeldige oplossing

Bijl: Dynamics 365 Sales omgeving

Apps ontwikkelen in Power Platform

by

Power Platform en Unified Interface

Hoe bouw je oplossingen in Dynamics met PowerApps?
Schijnbaar is er geen bedrijf die zulke korte “life-cycles” hanteert als Microsoft dat doet.
Hun marketingmachine bedenkt de ene na de andere verassing. Je hoort mij niet zeggen dat het allemaal nutteloze veranderingen zijn, wel dat ontwikkelingen zich snel opvolgen.
Sinds ik in 2009 met Dynamics CRM3 gestart ben, heb ik inmiddels alle CRM versies uitvoerig leren kennen en is nu de periode Unified Interface aangebroken.
Binnenkort spreken we niet meer van Dynamics, maar over Common Data Service met als basis Power Platform.
Er zal diepgaande integratie met andere platformen gaan plaatsvinden zodat gebruikers mobieler worden en gebruik maken van Tablets, Smartphones, etc.

CRM, Axapta en Navision

Al jaren staat de integratie van meerdere Microsoft Business producten opstapel. Sinds enkele jaren is het er dan toch van gekomen en zijn Navision en Axapta samen met CRM geïntegreerd in één programma. Samen met Office 365 gaan zij een platform vormen.
Omdat vorm te geven is één structuur bedacht en wel de Unified Interface. Niet dat de klassieke interface verdwenen is en zal het beheer voorlopig nog de klassieke interface gedaan worden. Microsoft is bezig om functionaliteit in ‘the cloud’ te bundelen samen met Teams, PowerBI, Word, Excel, PowerAutomate, SharePoint, etc.
Wat voorheen Axapta was heet nu ‘Dynamics Finance and Operations’ en Navision kreeg de naam Dynamics 365 Business Central.
In de basis op het zelfde platform alleen met behulp van andere componenten, die specifiek op een bedrijfsfunctie toegespitst zijn.
Voor de kenners zijn duidelijk de overeenkomsten te zien en voor de insiders is het bekend dat de onderliggende CDS hetzelfde is.

Gelijkenis oplossingen in Unified Interface

Let maar eens op de overeenkomsten. De linkermenu balk en de formulierbalk.

Voorbeeld van leverancier in Dynamics 365 (Unified Interface )
Voorbeeld leverancier in Dynamics Finance and Operations

Geen complex en duur maatwerk meer

Als Microsoft Dynamics Professional was ik gewend om met de klassieke interface te werken en met behulp van C#.net en Javascript maatwerk te maken. De achterliggende gedachte van Microsoft is om het maatwerk zoveel mogelijk te verbannen en hun Apps gebruikersvriendelijker te maken. De gedachte is dat iemand met redelijke ervaring in Excel snel oplossingen kan bouwen met behulp van PowerApps.
Zo’n Excel expert kan snel in PowerApps applicaties bouwen als Canvas oplossing of als model gestuurde oplossing.

Ontwikkelen binnen Power Platform

In de komende maanden zal ik lezers meenemen in het ontwikkelen van bedrijfsoplossingen zonder zware maatwerkoplossingen toe te passen.
Binnen PowerApps zijn er al veel kant-en-klaar componenten te downloaden en zijn snel toepassingen te bouwen. De vraag is natuurlijk hoe start je zo’n proces op en waar kun je volstaan met Power Automate of toch alsnog plugins bouwen met C#.net!
Nieuwsgierig? Laat je verassen door de ongekende mogelijkheden en kijk op de site van Microsoft. Bekijk wat de mogelijkheden zijn om je verder te verdiepen in reeds bedachte oplossingen. Er zijn tig aantal Apps te vinden binnen Power Platform.

Business case en User stories

In mijn volgend artikel zal in een Business Case gaan beschrijven en vervolgens aan de hand van User Stories oplossingen gaan beschrijven. Natuurlijk geen volledig ontwerp, maar wel voorbeelden om de lezer op gang te helpen. Dat aan de hand van een denkbeeldige casus.
Daarbij zal ik gebruik maken van DevOps om een gestructureerde aanpak te garanderen.
Voor de geïnteresseerden, Microsoft biedt allerlei online trainingen aan en specifieke trainingen zijn ook prima te vinden op de site Pluralsight.com